Coordonnateur(trice) à la réception

Emploi - Permanent Temps plein - Réceptionniste / téléphoniste

Le/la coordonnateur(trice) à la réception est responsable de toutes les interactions formelles avec les clients et du succès global des relations entre l’entreprise et les clients. Ce poste de première ligne requiert un excellent service à la clientèle et des compétences en gestion.

Volet coordination

• Travailler en étroite collaboration avec la directrice sur différentes tâches administratives
• Faire le suivi des fermetures de journées
• Aider aux inventaires et aux commandes
• Prendre en charge les horaires
• S'assurer de l'impeccabilité du service-client
• Participer à la prise de rendez-vous en ligne

Volet réception

• Ouvrir le bureau et les ordinateurs le matin, vérifier les messages.
• Imprimer les listes quotidiennes de patients et les distribuer aux médecins et au personnel.
• Répondre aux lignes d'appels téléphoniques entrants.
• Accueillir les patients dans la clinique pour s’assurer qu'ils sont à l'aise et vus en temps opportun.
• Vérifier les coordonnées des patients (nouveau et ancien) créer des dossiers pour de nouveaux patients.
• Prendre les messages courriels et faire un suivi rapidement.
• Faire la facturation directe pour les patients de services esthétiques.
• Informer les clients des promotions en cours et inscription au programme de loyauté.
• S’assurer d’entrer les informations des patients dans les programmes de loyauté.
• Faire un suivi auprès des patients qui ont manqué leur rendez-vous et leur en donner un autre.
• Faire un suivi post-traitement 10 jours après la visite du patient en clinique et inscrire note dans le dossier.
• S`assurer de la propreté des lieux : faire le lavage des draps et supporter le personnel esthétique (au besoin)

• Expérience dans un bureau médical ou esthétique.
• Expérience en gestion.
• Bilinguisme (Français-Anglais).
• Études en affaires est un atout.
• Diplôme d’études secondaires requis; diplôme d’études collégiales, un atout.

Compétences

• Capacité à travailler sous pression.
• Excellentes compétences organisationnelles.
• Bonnes compétences en service à la clientèle.
• Bonne compréhension des produits et connaissance des services offerts par la clinique.
• Connaissances des systèmes informatiques et du processus de facturation.
• Convaincant et calme.
• Esprit d’équipe.
• Capacité à gérer son temps et les priorités.